Overenie podpisu – notár vs. matrika

Overenie podpisu – notár vs. matrika (mestský úrad)

Nielen pri podnikateľských aktivitách ale aj v osobnom živote sa pomerne často stretávame s nutnosťou úradného overenia dokumentov. Okrem zákonného znenia „osvedčenie pravosti podpisu na listine (tzv. legalizácia)“ sa pre notársky úkon používa aj ľudové označenie „overenie podpisu“ (pri zahraničných úkonoch – resp. dokumentoch sa používa výraz apostilácia). Napríklad už pri samotnom založení s.r.o. alebo iných obdobných úkonoch je nutné predložiť overenú zakladateľskú listinu (spoločenskú zmluvu) alebo inú dokumentáciu. Škála listín, na ktorých zákon alebo jednotlivec vyžaduje tzv. „overený podpis“, je teda naozaj veľmi široká.

Hoci väčšina poplatkov u notára nepredstavuje na prvý pohľad až tak vysoké čiastky, pretože za jednu listunu sa cena pohybuje viacmenej v jednociferných číslach, pri nutnosti overenia väčšieho počtu dokumentov a za dlhšie obdobie sa môžu takéto výdavky výrazne nakumulovať. Existuje však aj alternatívny spôsob úradného overenia podpisu – na matrike (resp. na mestkom úrade). Porovnali sme teda poplatky u notára a na matrike.

Notár

Presný sadzobník notárskych poplatkov za overenie pravosti je možné dohľadať vo vyhláške Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky s názvom „Výška o odmenách a náhradách notárov“ (č. 31/1993 Z.z.).

Osvedčenie pravosti jedného podpisu na listine či jej rovnopise je spoplatnené sumou 1,99€. Sadzobník však uvádza ceny bez DPH. Preto je reálna cena za osvedčenie o pravosti podpisu 2,39€.

Overenie fotokópie listiny, platné pre územie Slovenskej Republiky je spoplatnené sumou 1,60€ s DPH. Suma uvedená v sadzobníku, teda bez DPH je teda 1,33€.

Oveľa vyššiu čiastku už predstavuje overenie podpisu firmy s dvoma spoločníkmi, s ktorou sa tretnete práve pri zakladaní spoločnosti. Potrebovať budete štyri podpisy na poločenskej zmluve a štyri podpisy na splnomocnení. Tie vás u notára výjdu na 19,12 €.

Vyhlášku o odmenách a náhradách notárov nájdete na stránke:

http://www.notar.sk/Not%C3%A1rskakomora/Legislat%C3%ADva/Vyhl%C3%A1%C5%A1kaoodmen%C3%A1chan%C3%A1hrad%C3%A1chnot%C3%A1rov.aspx

Matrika

A ako sú na tom matriky? Zoznam a sadzobník poplatkov na matrikách nájdete v „Sadzobníku správnych poplatkov“, ktorý je je prílohou zákona NRSR č. 145/1995 Z.z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov. Platba poplatkov je možná v hotovosti ale aj prevodom na bakový účet.

Osvedčenie pravosti podpisu na listine či jej rovnopise bolo do konca roka 2017 spoplatnené sumou 1,50€. Od 01.01.2018 sa poplatok zvýšil o 0,50€, a teda na sumu 2,00€. Rovnako, aj za osvedčenie fotokópie (výpisu alebo písomnej informácie z úradných kníh, úradných záznamov, registrov listín a zo spisov alebo súkromných spisov v úradnej úschove, za každú aj začatú stranu v slovenskom jazyku) zaplatíte 2,00€. Už samotná suma bez DPH robí matriky pri osvedčovaní podpisu výhodnejšími, pretože na rozdiel od notára, matriky nemusia odvádzať DPH a ceny sú teda nižšie. Podpisy na spoločenskej zmluve a splnomocnení v prípade firiem z dvoma spoločníkmi, vás na matrike výjdu o čosi menej. Napriek tomu, že sieť notárskych úradov je naozaj hustá a v každom meste sa nachádza minimálne jeden notársky úrad, dostupnosť matrík na tom nie je oveľa horšie. Zväčša sa matrika nachádza na obecnom alebo mestskom úrade. Úradné overenie podpisov bolo do konca roku 2017 vo väčšej miere výhodnejšie práve na matrike, no po novelizácii je niektoré úkony už výhodné vykonať práve u notára.

Legalizáciu (alebo overenie podpisu) možno vykonať dvoma spôsobmi:

• účastník listinu pred notárom vlastnoručne podpíše alebo
• účastník pred notárom vyhlási, že podpis na listine uznáva za vlastný.

Ak notár/matrikár vykoná legalizáciu tak, že účastník pred ním listinu vlastnoručne podpíše, dáva to vyššiu právnu istotu právneho úkonu, na ktorom sa osvedčenie pravosti podpisu vykonáva, keďže v tomto prípade, notár/matrikár garantuje taký dôležitý údaj pre stabilitu právnych vzťahov, akým je presné určenie času uskutočnenia právneho úkonu.

Uznanie podpisu za vlastný prichádza do úvahy jednak v prípade, ak účastník legalizácie žiada u notára o osvedčenie pravosti jeho podpisu na listine, ktorá je už účastníkom podpísaná, teda ktorú nepodpisuje priamo pred notárom/matrikárom. V takomto prípade účastník uzná svoj podpis na listine za svoj a podpíše sa len do knihy osvedčených podpisov (vedenej v hmotnej podobe) a podpis účastníka by mal teda korešpondovať s jeho podpisom v knihe, kde uvedie meno a priezvisko potvrdené dokladom totožnosti. Druhým prípadom je, keď je ako dátum alebo miesto podpisu na listine uvedený iný údaj ako je deň alebo miesto kedy sa vykonáva legalizácia. V praxi sa však objavujú pochybnosti zo strany orgánov verejnej moci, kedy vlastne naozaj došlo k osvedčeniu pravosti podpisu, preto často odporúčame odvedčiť pravosť podpisu v deň, ktorý je uvedený aj na listine, ktorú je potrebné legalizovať. Ak by došlo k omylu a notár/matrikár by „neuznal podpis za vlastný“ ale priamo „osvedčil pravosť podpisu“, daný dokument by nadobudol platnosť až v deň legalizácie, kedy vzniká časový nesúlad a podpísaná listina nebude orgánom vyššej moci uznaná. V takom prípade sa musia listiny opätovne legalizovať, či už s opraveným dátumom, alebo aj keď spätným, ale hlavne uznaným za svoj vlastný podpis. Hlavne podnikateľom (alebo budúcim podnikateľom) vtedy vznikajú navyše náklady z hľadiska času a peňazí.

Od 1. januára 2018 sa zmenili správne poplatky pre matriku a osvedčovanie podpisov. Dôvodom je novela zákona NR SR č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch. Porobnanie je uvedené v nasledujúcej tabuľke: