So začiatkom každého podnikania je spojených aj množstvo rôznych povinností. Je veľmi dôležité rozlišovať založenie spoločnosti a vznik spoločnosti. Založenie spoločnosti s ručením obmedzeným nastáva podpisom spoločenskej zmluvy (ak ju zakladá viacero osôb) alebo zakladateľskej listiny (ak ju zakladá len jedna osoba). Spoločnosť s.r.o. vzniká až dňom zápisu do obchodného registra (ďalej len „OR“).
Vklady do základného imania a povinnosti s nimi spojené
Peňažné vklady do základného imania sa vkladajú v hotovosti správcovi vkladov (spravidla jeden zo spoločníkov) alebo bezhotovostne na osobitný bankový účet zriadený správcom vkladov v banke a vedenom na jeho meno, keďže spoločnosť ešte nevznikla. Následne, keď už spoločnosť zápisom do OR vznikne, je správca vkladov povinný odovzdať vklady do základného imania bez zbytočného odkladu spoločnosti. V prípade peňažných vkladov v hotovosti sa tieto vklady odovzdávajú spoločnosti fyzicky a v prípade bezhotovostných peňažných vkladov je potrebné v banke požiadať o zmenu majiteľa bankového účtu zo správcu vkladov na novovzniknutú spoločnosť. Bankový účet ale aj zmeny je potom potrebné nahlásiť mnohým inštitúciám.
Nepeňažné vklady musia byť splatené už pred zápisom základného imania do OR odovzdaním správcovi vkladov. Hodnota nepeňažného vkladu sa určuje znaleckým posudkom a spoločenská zmluva alebo zakladateľská listina musí tiež obsahovať určenie peňažnej sumy, v akej sa nepeňažný vklad započítava na vklad spoločníka. Peňažná suma, v akej sa nepeňažný vklad započítava na vklad spoločníka, môže byť nižšia ako jeho hodnota určená znaleckým posudkom, ale vyššia byť nesmie.
Osobitné povinnosti si musí spoločnosť splniť najmä vtedy, ak sa na prevod práva k predmetu nepeňažného vkladu vyžaduje zápis do osobitnej evidencie (napríklad automobil alebo nehnuteľnosť). Po vzniku spoločnosti je potrebné previesť vlastnícke právo k týmto nepeňažným vkladom zo spoločníka na spoločnosť, a to zápisom v tejto osobitnej evidencii (evidencia vozidiel, kataster nehnuteľností). Štatutárny orgán spoločnosti má povinnosť podať návrh na zápis vlastníckeho práva do tejto evidencie a to do 15 dní od vzniku spoločnosti (OBZ § 60 ods. 1).
Pri automobile je potrebné na okresnom dopravnom inšpektoráte do 15 dní odo dňa zápisu spoločnosti do OR požiadať o vykonanie zmeny v evidencii vozidiel (prehlásenie vozidla). Pri prehlasovaní vozidla netreba zabudnúť na uzatvorenie povinného zmluvného poistenia, kde sa spoločnosť preukazuje tiež výpisom z OR. S automobilom v podnikaní potom súvisí aj povinnosť platiť daň z motorových vozidiel a teda povinnosť podať daňové priznanie k dani z motorových vozidiel a to do 31. januára po skončení zdaňovacieho obdobia.
Pri nehnuteľnosti musí spoločník ešte pred podaním návrhu na zápis spoločnosti do OR vyhotoviť písomné vyhlásenie o návrhu na vklad vlastníckeho práva do katastra nehnuteľností s úradne overeným podpisom a odovzdať ho správcovi vkladov. Od vzniku spoločnosti je potom štatutárny orgán povinný podať do 15 dní návrh na vklad vlastníckeho práva do katastra nehnuteľností na základe spomínaného písomného vyhlásenia vkladateľa. Do 31. januára nasledujúceho roka po nadobudnutí nehnuteľnosti musí s.r.o. podať aj daňové priznanie k dani z nehnuteľností.
Povinnosťou štatutárneho orgánu v súvislosti s nepeňažnými vkladmi je aj vyhotoviť písomnú správu s opisom nepeňažného vkladu, spôsobe jeho ocenenia, údaji o tom, či jeho hodnota zodpovedá hodnote započítanej na vklad spoločníka a vyhlásenie, že nenastali okolnosti, ktoré by výrazne zmenili hodnotu nepeňažného vkladu vyjadrenú v pôvodnom ocenení. Štatutárny orgán ukladá túto správu do zbierky listín OR do 30 dní odo dňa splatenia vkladu.
Získavanie osvedčenia o živnostenskom oprávnení
Každá spoločnosť musí získať na svoj predmet podnikania príslušné oprávnenie, inak by nemohla byť zapísaná do OR. Väčšina s.r.o. sa zaoberá činnosťami, ktoré sú považované za voľné, remeselné alebo viazané živnosti. V takomto prípade bude musieť novozaložená s.r.o. získať osvedčenie o živnostenskom oprávnení.
Osvedčenie o živnostenskom oprávnení sa získava ohlásením živnosti, a to osobne prostredníctvom jednotného kontaktného miesta alebo elektronicky (t.j. prostredníctvom portálu www.slovensko.sk). Na ohlásenie živnosti musí s.r.o. najskôr vyplniť formulár ohlásenia živnosti pre právnickú osobu, ktorý podpisuje konateľ alebo všetci spoločníci alebo iná osoba na základe splnomocnenia. Po podaní žiadosti, zaplatení správneho poplatku a predložení všetky dokumentov, bude spoločnosti osvedčenie o živnostenskom oprávnení vydané do 3 pracovných dní.
Povinnosť podať návrh na zápis spoločnosti do OR
Návrh na zápis spoločnosti do OR musí byť podaný najneskôr do 90 dní od založenia spoločnosti (podpisu spoločenskej zmluvy alebo zakladateľskej listiny) alebo od doručenia osvedčenia o živnostenskom oprávnení alebo iného oprávnenia na podnikanie, samozrejme podľa toho, ktorá z udalostí nastala neskôr.
Návrh na zápis spoločnosti do OR sa podáva buď osobne na registrovom súde v krajskom meste podľa sídla spoločnosti alebo prostredníctvom jednotného kontaktného miesta na okresnom úrade alebo elektronicky. Výška súdneho poplatku za zápis do OR je pre s.r.o. 300 €, pri elektronickom podaní 50% z poplatku. K návrhu na zápis spoločnosti do OR sa prikladá potrebná dokumentácia a spoločnosť bude zapísaná spravidla do OR do 2 pracovných dní odo dňa podania návrhu, no túto lehotu môže registrový súd aj predĺžiť.
Oznamovacie povinnosti voči daňovému úradu
Zakladatelia spoločnosti musia prvotne kontaktovať daňový úrad na získanie súhlasu správcu dane so zápisom spoločnosti do OR. Ide o potvrdenie, že výška daňového nedoplatku a nedoplatku na cle zakladateľa s.r.o. v úhrne nepresahuje 170 €. Ak by takéto potvrdenie zakladateľ nezískal, nemôže sa stať spoločníkom s.r.o.
Po zápise spoločnosti do OR musí požiadať správcu dane o registráciu na daň z príjmov do konca kalendárneho mesiaca po uplynutí mesiaca, v ktorom získala oprávnenie podnikať, pričom právnická osoba získava oprávnenie podnikať až dňom zápisu do OR. Registračnú povinnosť na daň z príjmov je vhodné splniť si už na jednotnom kontaktnom mieste pri získavaní osvedčenia o živnostenskom oprávnení. Jednotné kontaktné miesto tak registračnú povinnosť na daň z príjmov po zápise do OR vybaví za Vás.
Ak takto registrovaná s.r.o. začne zamestnávať zamestnanca, je povinná na účel vykonania zmien v registrácii oznámiť daňovému úradu skutočnosť, že sa stala platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti za zamestnanca (vznikla jej povinnosť zrážať preddavky na daň z príjmov). Lehota na oznámenie zmien uvedených v registrácii je do 30 dní odo dňa, kedy zmena nastala, teda do 30 dní odo dňa nástupu zamestnanca do práce.
Pokiaľ ide o daň z pridanej hodnoty (ďalej len „DPH“), novovzniknutá s.r.o. sa môže rozhodnúť, či sa chce stať platiteľom DPH alebo nie. Ak sa spoločnosť rozhodne, že sa chce stať platiteľom DPH, podá na daňovom úrade žiadosť o registráciu pre túto daň. Je potrebné počítať s tým, že za určitých okolností môže daňový úrad s.r.o. uložiť aj povinnosť zložiť zábezpeku na DPH. Ak k takémuto rozhodnutiu daňového úradu dôjde, môže sa novovzniknutá firma ešte rozhodnúť či zábezpeku na DPH zloží a bude registrovaná pre DPH alebo nezloží a nebude registrovaná pre DPH.
Oznamovacie povinnosti voči Sociálnej poisťovni a zdravotnej poisťovni
Povinnosti voči Sociálnej poisťovni a zdravotnej poisťovni sa novovzniknutej s.r.o. začínajú týkať až vtedy, keď sa stane zamestnávateľom, t.j. začne zamestnávať zamestnanca na pracovný pomer, dohodu o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru alebo vyplácať iný druh príjmu zo závislej činnosti. V prípade, že spoločnosť má uzatvorenú s konateľom alebo spoločníkom mandátnu zmluvu alebo zmluvu o výkone funkcie konateľa bez nároku na odmenu, žiadne povinnosti voči Sociálnej a zdravotnej povinnosti jej nevznikajú.
Spoločnosť, ktorá sa stane zamestnávateľom, je podľa zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov povinná do 8 dní odo dňa, v ktorom začala zamestnávať aspoň jedného zamestnanca, prihlásiť sa do registra zamestnávateľov prostredníctvom Registračného listu zamestnávateľa na príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne. Svojich zamestnancov musí zamestnávateľ najneskôr deň pred ich nástupom do zamestnania prihlásiť do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia prostredníctvom Registračného listu fyzickej osoby. Zamestnávateľ potom musí Sociálnej poisťovni pravidelne predkladať mesačný výkaz poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie najneskôr do výplatného termínu za príslušný kalendárny mesiac.
Podobne, novovzniknutá s.r.o., ktorá sa stala zamestnávateľom, musí podľa zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov do 8 pracovných dní odo dňa, v ktorom začala zamestnávať aspoň jedného zamestnanca, oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni, že sa stala platiteľom poistného prostredníctvom tlačiva Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného. V rovnakej lehote musí zamestnávateľ zdravotnej poisťovni oznámiť aj zamestnancov, za ktorých bude zdravotné poistenie platiť prostredníctvom tlačiva Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie. Následne je povinnosťou zamestnávateľa zdravotnej poisťovni pravidelne predkladať Výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie v lehote do 3 dní od výplatného termínu.
Povinnosti spoločnosti spojené so zriadením prevádzkarne
Spoločnosť svoju podnikateľskú činnosť bude uskutočňovať v nejakých priestoroch, ktoré možno považovať za prevádzkareň, ale ani nemusia, ale od tohto posúdenia sa potom odvíjajú aj ďalšie povinnosti. Za prevádzkareň sa napríklad nepovažuje ani sídlo spoločnosti.
Pokiaľ však spoločnosť bude mať prevádzkareň zriadenú, je povinná túto skutočnosť oznámiť živnostenskému úradu, daňovému úradu, obci, na ktorej území je prevádzkareň umiestnená a požiadať regionálny úrad verejného zdravotníctva o vydanie záväzného stanoviska k žiadosti na uvedenie priestorov do prevádzky.
Povinnosti súvisiace s elektronickou registračnou pokladnicou
Povinnosť používať elektronickú registračnú pokladnicu sa na s.r.o. vzťahuje vtedy, ak bude v hotovosti prijímať tržby za predaj tovaru a za presne vymedzené služby, ktoré sú uvedené v zákone č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov.
Po zakúpení elektronickej registračnej pokladnice je potrebné ju uviesť do prevádzky žiadosťou na daňový úrad o pridelenie daňového kódu elektronickej registračnej pokladnice k čomu predložíte knihu elektronickej registračnej pokladnice a kópiu certifikátu elektronickej registračnej pokladnice alebo fiškálnej tlačiarne. Následne môže takúto pokladnicu uviesť do prevádzky len tzv. servisná organizácia, ktorá má na to oprávnenie. Netreba zabudnúť ani na povinnosť na každé predajné miesto umiestniť vzor pokladničného dokladu. Ak firma za mesiac nevyhotoví viac ako 1 000 pokladničných dokladov môžu okrem fyzickej pokladnice používať aj virtuálnu registračnú pokladnicu.