Sužobná cesta podnikateľa
Začína dovolenkové obdobie a cesty, ktoré možno ani nie sú predmetom podnikania. Ako je to však pri uplatňovaní služobných (pracovných) ciest? Pre firmu či živnostníka sú náklady na pracovné cesty daňovým výdavkom za predpokladu, že sú správne vypočítané a zdokladované podľa zákona. Prijímateľ cestovných náhrad ich nemusí zdaniť ani z nich platiť odvody. Pri závierke právnickej osoby je otázka, či je možné dať do nákladov služobnú cestu spoločníka, ktorý nemá žiaden pracovný pomer a za akých podmienok je to možné?
Ak spoločník (fyzická osoba) spoločnosti s.r.o. v súvislosti s výkonom závislej činnosti pre túto spoločnosť použije motorové vozidlo, ktoré nie je zahrnuté do majetku spoločnosti, tento výkon sa považuje podľa § 19 ods. 2 písm. d/ zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov za pracovnú cestu. Úhrada výdavkov do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení noviel sa považuje na daňové účely za výdavok spoločnosti ako u ostatných zamestnancov bez ohľadu na to, či spoločník za túto prácu obdržal alebo neobdržal odmenu účtovanú ako mzdový náklad (príjem zo závislej činnosti).
Uvedené sa obdobne vzťahuje na všetky druhy náhrad výdavkov s.r.o. na pracovné cesty spoločníkov do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa zákona č. 283/2002 Z.z. Tieto náhrady sú súčasne považované u spoločníkov za príjmy, ktoré nie sú predmetom dane z príjmov podľa § 5 ods. 5 písm. a) zákona o dani z príjmov. To znamená služobné cesty spoločníka, ktoré súvisia s postavením spoločníka v s.r.o. a s činnosťou účtovnej jednotky sú daňovými nákladmi.
Ako vhodne uplatniť cestovné náhrady
Pracovná cesta – Čo živnostník, SZČO alebo ich zamestnanec, môže považovať za pracovnú cestu?
Podľa zákona o cestovných náhradách ide de facto o čas strávený mimo svojho pracoviska, ktoré je dohodnuté v pracovnej či inej zmluve (napr. sídlo firmy alebo prevádzka). Podstatným pre daňovú uznateľnosť je teda fyzický a zdokladovaný pobyt „niekde mimo“ a, samozrejme, aj súvislosť s dosahovaním, zabezpečením či udržaním príjmov firmy či podnikateľa. Štandardne ide o cesty za klientmi, vzdelávaním, nákupom či dodávateľmi. Jednou z podmienok pre daňový výdavok je zdokladovanie a obhajoba.
Uplatnené výdavky – Z čoho preplatené cestovné náhrady pozostávajú?
V cestovných náhradách sa preplácajú výdavky, ktoré bezprostredne súvisia s pracovnou cestou, najčastejšie sú to:
- cestovné verejným dopravným prostriedkom (dokladom je cestovný lístok z vlaku, autobusu, letenka a podobne) alebo
- cestovanie vlastným autom (v tomto prípade pozostáva náhrada nielen zo spotreby pohonných látok, ale aj z paušálnej náhrady za každý kilometer jazdy – pre osobné automobily ide 0,183 eura na kilometer),
- ubytovanie v hoteli, na priváte a trebárs aj Airbnb, ktoré treba tiež zdokladovať,
- paušálne stravné – na pracovnej ceste nie je potrebné odkladať bločky za nákup jedla ani riešiť poukážky. Zamestnanec, spoločník, SZČO dostane za každý pracovný deň sumu podľa paušálov stravného, ktoré sú ustanovené v závislosti od trvania pracovnej cesty (týka sa Slovenska) a krajiny mimo Slovenska
- poistenie – napríklad cestovné poistenie,
- iné výdavky súvisiace s pracovnou cestou – diaľničná nálepka, miestne parkovné a rôzne poplatky
- vreckové môže firma poskytnúť iba pri zahraničnej pracovnej ceste, maximálne do výšky 40 percent stravného. Ako jediná zložka cestovných náhrad na strane zamestnanca sa zdaňuje aj „zodvodňuje“. Podnikateľ a SZČO si vreckové do daňových výdavkov nemôže zahrnúť.
Stravné na Slovensku – Aké sadzby stravného si možno uplatniť pri služobných cestách v rámci Slovenska v roku 2017?
Stravné pri pracovných cestách závisí od dĺžky ich trvania (Tieto sadzby stravného zostávajú v platnosti aj v roku 2018):
- 4,50 eura je pri 5 až 12 hodín trvajúcej ceste,
- 6,70 eura sa uplatní nad 12 hodín až do 18 hodín,
- 10,30 eura nad 18 hodín, teda celý deň trvajúca pracovná cesta.
Kto si môže uplatniť cestovné – Ktoré osoby si môžu uplatniť cestovné náhrady?
Zamestnanec
Zamestnancovi je firma cestovné náhrady vyplatiť povinná – v presnej výške podľa zákona o cestovných náhradách. Ak zamestnanec použije na pracovnú cestu svoj súkromný automobil, nie je povinný dokonca ani dokladovať nákup pohonných látok – v tomto jedinom prípade sa spotreba určí podľa oficiálnych štatistických cien. Cestovné náhrady firma môže poskytnúť nielen zamestnancom v trvalom pomere, ale napríklad aj dohodárom (ak to majú v zmluve), štatutárom či dokonca aj iným osobám. Z cestovných náhrad vyplatených zamestnancovi si však firma – platiteľ DPH nemôže odpočítať DPH, preto je niekedy vhodné niektoré plnenia – napríklad hotelové ubytovanie – vyfakturovať priamo na firmu, nie na zamestnanca.
Živnostník či samostatne zárobkovo činná osoba (SZČO)
Príslušné výdavky si môže uplatniť podobnou formou ako zamestnanci – teda ako súčet cestovného, stravného, ubytovania a prípadných iných výdavkov. Rovnako platí, že ako dopravný prostriedok môže použiť verejnú dopravu alebo vlastné auto – podnikatelia sú však už cenu povinní dokladovať skutočnými bločkami. Podstatným v tomto prípade je však použitie auta súkromného, teda nezaradeného do obchodného majetku živnostníka. Firemný automobil je trochu iná záležitosť a do nákladov sa dostáva iným spôsobom.
Spoločník s.r.o.
Spoločník s.r.o. sa zamestnancom svojej firmy stať môže aj nemusí. V každom prípade však platí, že na účely zákona o dani z príjmov sa považuje za zamestnanca – z čoho plynú viaceré nevýhody, no aj výhody. Jednou z nich je teda aj možnosť – respektíve povinnosť – poskytnúť zamestnancovi/spoločníkovi za pracovnú cestu cestovné náhrady. Postup je teda rovnaký ako v prípade zamestnanca: spoločníkovi patrí súčet spomenutých položiek (pri jazde súkromným autom nie sú potrebné bločky), firme idú vyplatené náhrady do nákladov a pre spoločníka znamenajú čistý príjem. Pri troche papierovania ide o peknú formu, ako vyberať peniaze z vlastnej s.r.o.
Pracovné cesty konateľa – Ako si môže preplácať cestovné náhrady konateľ?
Špecifickým prípadom zamestnanca je konateľ či iný štatutár obchodnej spoločnosti. Síce podľa pracovného práva zamestnancom nie je, na účely cestovných náhrad sa považuje za zamestnanca. A dokonca: keďže konateľ nemá nič také, ako je „pravidelné pracovisko“, jeho pracovnými cestami sú všetky cesty z miesta jeho trvalého bydliska na všetky miesta, kde vykonáva funkciu konateľa.
Stravné a vreckové pri pracovnej ceste v zahraničí – Podnikateľ, samostatne zárobkovo činná osoba, bol týždeň na pracovnej ceste v Nemecku. Má nárok na stravné a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste?
Podnikateľ, ktorý je SZČO, si môže uplatniť výdavky pri zahraničnej ceste na cestovanie, stravovanie, ubytovanie a iné nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v Nemecku (napríklad poplatky za parkovanie vozidla). Výdavky na ubytovanie a iné nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v Nemecku je povinný preukázať riadnym účtovným dokladom. Výdavky na stravovanie si môže uplatniť do sumy základnej sadzby stravného stanoveného pre Nemecko, a to najviac 45 eur za deň. Nárok na vreckové nemá.
Pracovná cesta na požičanom aute – Podnikateľ vykonávajúci činnosť na základe živnostenského oprávnenia použil na pracovnú cestu osobné motorové vozidlo vypožičané od svojho otca. Môže si do daňových výdavkov uplatniť základnú náhradu za každý jeden kilometer jazdy?
§ 7 Zákona o cestoných náhradách nehovorí, že musí byť vlastné auto zamestnanca. Ak si požičal auto z požičovne, musí preukázať spotrebu prefoteným tech. preukazom.
§ 7 Náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách
(1) Ak sa zamestnanec písomne dohodne so zamestnávateľom, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo okrem cestného motorového vozidla zamestnávateľa, patrí mu základná náhrada za každý 1 km jazdy (ďalej len „základná náhrada“) a náhrada za spotrebované pohonné látky.
Zdroj: www.hnonline.sk